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Resources, Expenses and TimeSheet in OpenERP 7.0

Table of Contents

    OpenERP 7.0
    1. Gestione dei permessi in OpenERP 7.0
    2. Resources, Expenses and TimeSheet in OpenERP 7.0
    3. Configure WebDAV with OpenERP 7.0
    4. Windows with WebDAV from OpenERP 7.0 over HTTPS/SSL
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    Short guide to human resource management, expense and timesheet of projects with OpenERP 7.0

    Managing Human Resources

    Riferimento OpenERP: https://doc.openerp.com/7.0/book/4/4_11_HR/4_11_HR_manage/

    • Un user è un soggetto che ha accesso al sistema e sul quale vengono gestiti i timesheet
      • Per ogni user viene creato automaticamente un partner (customer e/o supplier) 
    • Un partner è un soggetto con cui si hanno contatti o scambi commerciali
    • Un dipendente è una persona fisica che lavora in azienda
      • Per gestire i timesheet di un dipendente questo deve essere collegato a uno e uno solo un user tramite il campo Public Information/Related User
      • I timesheet sono riferiti allo user e fatturati al costo del dipendente. Piu' dipendenti possono essere collegati ad uno stesso user ma il timesheet è sempre solo quello dello user. E' opportuno creare un user per ogni dipendente di cui si gestisce un timesheet
      • Su un user di questo tipo si impostano come diritti di acceso il solo livello Risorse Umane/Impiegato
      • Un user può essere disattivato quando non è piu' attivo per alcun timesheet
    • Inoltre un dipendente può essere collegato a uno e un solo partner (Customer e/o Supplier) tramite il campo Pesonal Information/HomeAddress. Questo serve per fatturare o rimborsare spese e costi al dipendente.
      • Piu' dipendenti possono essere collegati ad uno stesso partner. Le fatture e i rimborsi sono emessi al partner collegato al dipendente.
      • IMPORTANTE: Non collegare il dipendente al partner che definisce la propria azienda altrimenti si farebbe autofatturazione quando si emette un rimborso
    • Un dipendente può essere collegato ad un solo prodotto tramite il campo HR Settings/Product
      • Il prodotto/servizio associato definisce il prezzo di vendita e il costo del dipendente al momento della fatturazione dei timesheet
      • E' possibile "vendere" un dipendente con prezzi e ruoli differenti per ogni progetto/contratto
        • In questo caso è necessario impostare la sezione "Invoice Price Rate per User" nella scheda Sales/Contracts/nome contratto
        • Si ricorda che i timesheet sono basati sullo user e non sul dipendente. Infatti in "Invoice Price Rate per User" si impostano gli user e non i dipendenti.
    • Un prodotto/servizio (o una intera categoria o intera lista di  prodotto/servizio) può essere associato a piu' listini e un listino può essere associato ad uno o più clienti o uno o più contratti
      • Tramite i listini si possono gestire prezzi differenti per gli stessi prodotti/servizi.
        • Si imposta ad esempio Piping Supervisor:Listino 1 = 100Eu, Listino 2=150Eu
        • Contratto A->Listino1 Contratto B->Listino 2
        • In questo modo un Piping Supervisor sul Contratto A viene fatturato a 100Eu mentre sul Contratto B viene fatturato a 150
    Per registrare il timesheet di un dipendente e associare le ore ad un progetto:
    • Aprire la scheda dipendente da Main Menu/Human Resource,
    • Click su Timesheet
      • Creare o aprire un timesheet esistente
      • In caso di creazione è necessario aggiungere una linea da cui si seleziona il progetto/contratto relativo al timesheet
      • Indicare le ore per tutti i giorni desiderati

    Automaticamente le ore saranno caricate sul progetto indicato. Dopo aver approvato timesheet le ore sono disponibili per la fatturazione al cliente

    Tenere traccia delle spese

    Riferimento OpenERP: https://doc.openerp.com/7.0/book/4/4_11_HR/4_11_HR_expenses/

    Per rimborsare le spese ad un dipendente e' necessario impostare il campo Personal Information/HomeAddress del dipendente con uno dei partner. IMPORTANTE: non utilizzare la propria azienda come partner collegato ad un dipendente altrimenti si fa auto-fatturazione.

    • Per registrare una spesa andare in Human Resource/Expenses/Create.
      • Una nota spese è intestata ad un dipendente.
      • Le voci di spese possono essere dei prodotti/servizi presenti in anagrafica prodotto o voci a testo libero
      • Per assegnare una spesa ad un progetto/contratto è necessario specificare la colonna Analytic account per ogni singola voce di spesa
      • IMPORTANTE: Per una corretta gestione contabile è necessario che Purchase Journal abbia un Analytic Journal di tipo Purchase (eventualmente crearlo)
        • Per verificare e/o crearlo:Main Menu/Accounting/Configuration/Journals e cercare Purchase Journal e/o Expense Journal e assicurarsi che il campo Analitic Journal punti ad un conto analitico di tipo Purchase
        • I conti analitici sono in Main Menu/Accounting/Configuration/Analitic Accounting/Analitic Journals
    • Una nota spesa deve essere
      • Compilata dal dipendente o da un addetto e viene impostata allo stato Waiting Approval.
      • Sottoposta all'approvazione (stato Waiting Approval) e Approvata da un manager (stato Approved)
      • Se approvata, il manager genera un Accounting Entries e la nota spese è pronta per essere rimborsata e viene impostata allo stato Waiting Payment.
    • Per rimborsare una nota spese è necessario emettere un pagamento a fornitore
      • Dal menu Accounting/Supplier/Supplier Payments/Create selezionare il partner collegato al dipendente
      • Automaticamente il sistema compila una lista di voci di spesa approvate e non pagate per quel partner (dipendente)
      • Nel campo Total inserire l'importo rimborsato al partner (dipendente).
      • Se Total corrisponde all'importo totale della nota spese allora quest'ultima viene impostata allo stato Paid.

    Fatturare Timesheet e Spese ad un progetto/contratto

    Riferimenti OpenERP:

    Un progetto e un contratto sono sostanzialmente la stessa cosa.

    • Il progetto (Main Menu/Projects/Projects) è una vista che serve alla pianificazione, organizzazione e monitoraggio delle attività. Per un progetto esiste sempre un contratto
    • Il contratto (Main Menu/Sales/Contracts) è la parte economica/contabile di un progetto ma in generale è un contratto di servizio verso un cliente. Un contratto puo' esistere anche se non esiste un progetto.
       In fatti se non interessa pianificare e monitorare le attività di un progetto dal punto di vista organizzativo è sufficiente definire solo il contratto.
    Ad un contratto corrisponde un Analytic Account. Ogni operazione timesheet o spese deve essere collegata al Analytic Account che per default ha lo stesso nome del contratto

    Se timesheet e spese sono state associate a Analytic Account del progetto allora

    • andare nella scheda contratto e selezionare Invoice nella sezione Invoicing.
    • Il sistema propone automaticamente le voci ancora da fatturare selezionare le voci che si desidera fatturare
    • Appare un pulsante More in alto al centro da cui selezionare Create Invoice.

    Creare un Contratto/Progetto da un Sale Order

    Basta inserire un Analytic Account nel Sale Order o ancora prima nella Quotation. Se durante la creazione del contratto si mette la spunta Task allora viene creato anche un progetto collegato.

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