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Risorse, Spese e TimeSheet in OpenERP 7.0

Sommario

    OpenERP 7.0
    1. Gestione dei permessi in OpenERP 7.0
    2. Risorse, Spese e TimeSheet in OpenERP 7.0
    3. Configurare WebDAV con OpenERP 7.0
    4. Windows con WebDAV di OpenERP 7.0 su HTTPS/SSL
    Questo documento è una bozza

    Una breve guida sulla gestione delle risorse umane, spese e timesheet sui progetti con OpenERP 7.0

    Managing Human Resources

    Riferimento OpenERP: https://doc.openerp.com/7.0/book/4/4_11_HR/4_11_HR_manage/

    • Un user è un soggetto che ha accesso al sistema e sul quale vengono gestiti i timesheet
      • Per ogni user viene creato automaticamente un partner (customer e/o supplier) 
    • Un partner è un soggetto con cui si hanno contatti o scambi commerciali
    • Un dipendente è una persona fisica che lavora in azienda
      • Per gestire i timesheet di un dipendente questo deve essere collegato a uno e uno solo un user tramite il campo Public Information/Related User
      • I timesheet sono riferiti allo user e fatturati al costo del dipendente. Piu' dipendenti possono essere collegati ad uno stesso user ma il timesheet è sempre solo quello dello user. E' opportuno creare un user per ogni dipendente di cui si gestisce un timesheet
      • Su un user di questo tipo si impostano come diritti di acceso il solo livello Risorse Umane/Impiegato
      • Un user può essere disattivato quando non è piu' attivo per alcun timesheet
    • Inoltre un dipendente può essere collegato a uno e un solo partner (Customer e/o Supplier) tramite il campo Pesonal Information/HomeAddress. Questo serve per fatturare o rimborsare spese e costi al dipendente.
      • Piu' dipendenti possono essere collegati ad uno stesso partner. Le fatture e i rimborsi sono emessi al partner collegato al dipendente.
      • IMPORTANTE: Non collegare il dipendente al partner che definisce la propria azienda altrimenti si farebbe autofatturazione quando si emette un rimborso
    • Un dipendente può essere collegato ad un solo prodotto tramite il campo HR Settings/Product
      • Il prodotto/servizio associato definisce il prezzo di vendita e il costo del dipendente al momento della fatturazione dei timesheet
      • E' possibile "vendere" un dipendente con prezzi e ruoli differenti per ogni progetto/contratto
        • In questo caso è necessario impostare la sezione "Invoice Price Rate per User" nella scheda Sales/Contracts/nome contratto
        • Si ricorda che i timesheet sono basati sullo user e non sul dipendente. Infatti in "Invoice Price Rate per User" si impostano gli user e non i dipendenti.
    • Un prodotto/servizio (o una intera categoria o intera lista di  prodotto/servizio) può essere associato a piu' listini e un listino può essere associato ad uno o più clienti o uno o più contratti
      • Tramite i listini si possono gestire prezzi differenti per gli stessi prodotti/servizi.
        • Si imposta ad esempio Piping Supervisor:Listino 1 = 100Eu, Listino 2=150Eu
        • Contratto A->Listino1 Contratto B->Listino 2
        • In questo modo un Piping Supervisor sul Contratto A viene fatturato a 100Eu mentre sul Contratto B viene fatturato a 150
    Per registrare il timesheet di un dipendente e associare le ore ad un progetto:
    • Aprire la scheda dipendente da Main Menu/Human Resource,
    • Click su Timesheet
      • Creare o aprire un timesheet esistente
      • In caso di creazione è necessario aggiungere una linea da cui si seleziona il progetto/contratto relativo al timesheet
      • Indicare le ore per tutti i giorni desiderati

    Automaticamente le ore saranno caricate sul progetto indicato. Dopo aver approvato timesheet le ore sono disponibili per la fatturazione al cliente

    Tenere traccia delle spese

    Riferimento OpenERP: https://doc.openerp.com/7.0/book/4/4_11_HR/4_11_HR_expenses/

    Per rimborsare le spese ad un dipendente e' necessario impostare il campo Personal Information/HomeAddress del dipendente con uno dei partner. IMPORTANTE: non utilizzare la propria azienda come partner collegato ad un dipendente altrimenti si fa auto-fatturazione.

    • Per registrare una spesa andare in Human Resource/Expenses/Create.
      • Una nota spese è intestata ad un dipendente.
      • Le voci di spese possono essere dei prodotti/servizi presenti in anagrafica prodotto o voci a testo libero
      • Per assegnare una spesa ad un progetto/contratto è necessario specificare la colonna Analytic account per ogni singola voce di spesa
      • IMPORTANTE: Per una corretta gestione contabile è necessario che Purchase Journal abbia un Analytic Journal di tipo Purchase (eventualmente crearlo)
        • Per verificare e/o crearlo:Main Menu/Accounting/Configuration/Journals e cercare Purchase Journal e/o Expense Journal e assicurarsi che il campo Analitic Journal punti ad un conto analitico di tipo Purchase
        • I conti analitici sono in Main Menu/Accounting/Configuration/Analitic Accounting/Analitic Journals
    • Una nota spesa deve essere
      • Compilata dal dipendente o da un addetto e viene impostata allo stato Waiting Approval.
      • Sottoposta all'approvazione (stato Waiting Approval) e Approvata da un manager (stato Approved)
      • Se approvata, il manager genera un Accounting Entries e la nota spese è pronta per essere rimborsata e viene impostata allo stato Waiting Payment.
    • Per rimborsare una nota spese è necessario emettere un pagamento a fornitore
      • Dal menu Accounting/Supplier/Supplier Payments/Create selezionare il partner collegato al dipendente
      • Automaticamente il sistema compila una lista di voci di spesa approvate e non pagate per quel partner (dipendente)
      • Nel campo Total inserire l'importo rimborsato al partner (dipendente).
      • Se Total corrisponde all'importo totale della nota spese allora quest'ultima viene impostata allo stato Paid.

    Fatturare Timesheet e Spese ad un progetto/contratto

    Riferimenti OpenERP:

    Un progetto e un contratto sono sostanzialmente la stessa cosa.

    • Il progetto (Main Menu/Projects/Projects) è una vista che serve alla pianificazione, organizzazione e monitoraggio delle attività. Per un progetto esiste sempre un contratto
    • Il contratto (Main Menu/Sales/Contracts) è la parte economica/contabile di un progetto ma in generale è un contratto di servizio verso un cliente. Un contratto puo' esistere anche se non esiste un progetto.
       In fatti se non interessa pianificare e monitorare le attività di un progetto dal punto di vista organizzativo è sufficiente definire solo il contratto.
    Ad un contratto corrisponde un Analytic Account. Ogni operazione timesheet o spese deve essere collegata al Analytic Account che per default ha lo stesso nome del contratto

    Se timesheet e spese sono state associate a Analytic Account del progetto allora

    • andare nella scheda contratto e selezionare Invoice nella sezione Invoicing.
    • Il sistema propone automaticamente le voci ancora da fatturare selezionare le voci che si desidera fatturare
    • Appare un pulsante More in alto al centro da cui selezionare Create Invoice.

    Creare un Contratto/Progetto da un Sale Order

    Basta inserire un Analytic Account nel Sale Order o ancora prima nella Quotation. Se durante la creazione del contratto si mette la spunta Task allora viene creato anche un progetto collegato.

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